MHD-Kontrolle im Einzelhandel: Ablauf und kostenlose Checkliste

Bei einer MHD-Kontrolle prüfst du die Datumsangaben, den Zustand und die Lagerung deiner Ware. Du ordnest Produkte mit kurzer Restlaufzeit richtig ein, bearbeitest Auffälligkeiten und hältst Ergebnis und Zuständigkeit fest. Eine gute Kontrollrunde erfasst auch Lagerbestände und Nebenplatzierungen. Die folgende Checkliste kannst du kostenlos kopieren und an deinen Laden anpassen.

Zuerst klären welches Datum auf der Packung steht

Das Mindesthaltbarkeitsdatum, kurz MHD, beschreibt die zugesicherten Eigenschaften eines ungeöffneten Lebensmittels bei richtiger Lagerung. Ein überschrittenes MHD bedeutet nicht automatisch, dass das Produkt verdorben ist. Das Verbrauchsdatum betrifft dagegen besonders leicht verderbliche Lebensmittel und deren Sicherheit. Nach seinem Ablauf darf die Ware nicht mehr verkauft werden. Auch ein unauffälliger Geruch hebt diese Grenze nicht auf. EFSA: Verbrauchsdatum oder MindesthaltbarkeitsdatumVerbraucherzentrale NRW: MHD und Verbrauchsdatum

Produkte mit überschrittenem MHD können in Deutschland grundsätzlich noch verkauft werden, wenn sie einwandfrei und sicher sind. Für den Laden braucht es dafür eine verantwortliche Entscheidung. Halte die Prüfung nachvollziehbar fest und kennzeichne das überschrittene MHD beim Angebot deutlich. Eine Preisreduzierung ersetzt die Prüfung nicht. Verbraucherzentrale NRW: MHD und VerbrauchsdatumVerbraucherzentrale: Lebensmitteleinzelhandel und MHD

Eine Sichtprüfung kann Auffälligkeiten zeigen, aber nicht jede Gesundheitsgefahr ausschließen. Lass Mitarbeiter deshalb keine unbekannte oder verdächtige Ware probieren, um sie für den Verkauf freizugeben. Lege fest, wer Zweifelsfälle beurteilt und wann fachlicher Rat eingeholt wird.

Eine Kontrollrunde in sechs Schritten aufbauen

1 Alle Lagerorte aufnehmen

Schreibe auf, wo sich datierte Ware befindet: Kühlregal, Getränkekühlschrank, Trockenregal, Backshop-Zutaten, Lager und Aktionsaufsteller. Ein oft übersehener Platz ist die zweite Präsentation desselben Artikels neben der Kasse. Jede Position braucht einen verständlichen Namen.

Teile größere Bereiche so auf, dass eine Vertretung sie sicher findet. „Kühlung“ ist zu ungenau, wenn es drei Geräte gibt. „Kühlregal K1, Sandwiches und Milchprodukte“ beschreibt den Auftrag deutlich besser.

2 Umfang und Häufigkeit festlegen

Es gibt keinen einzigen Kontrollrhythmus, der für alle Waren und Betriebe passt. Richte die Runde nach Haltbarkeit, Verderblichkeit, Absatz, Lieferungen und deinem Eigenkontrollkonzept aus. Empfindliche Ware mit kurzer Frist braucht andere Aufmerksamkeit als haltbare Konserven.

Als betriebliche Planung kannst du kurze Restlaufzeiten engmaschig bearbeiten und länger haltbare Sortimente in festgelegte Bereiche aufteilen. Entscheidend ist, dass kein Artikel zwischen zwei Kontrollen unbeachtet über eine relevante Frist gerät. Ergänze die geplanten Runden durch Prüfungen beim Wareneingang und Einräumen.

3 Zuständigkeit und Vertretung benennen

Lege fest, wer kontrolliert, wer bei Auffälligkeiten entscheidet und wer übernimmt, wenn jemand ausfällt. Eine Aufgabe ist erst klar, wenn ihr Abschluss erkennbar ist: „Bereich K1 vollständig geprüft; auffällige Ware getrennt; Maßnahmen dokumentiert“ lässt sich überprüfen.

Bleibt eine Runde wegen Kundenandrang unvollständig, wird sie als offen übergeben. Notiere den noch ungeprüften Bereich. Ein Haken bei „MHD erledigt“ wäre in diesem Fall irreführend.

4 Die Ware vor Ort prüfen

Lies die Datumsart und das Datum an der Packung. Prüfe unterschiedliche Lieferchargen, die hintereinander im Regal stehen. Sie können trotz identischer Artikelnummer unterschiedliche Fristen haben. Kontrolliere außerdem erkennbare Verpackungsschäden und ob die angegebenen Lagerbedingungen eingehalten werden.

Die Datenerfassung ersetzt diese Prüfung nicht. Ein Barcode kann den Artikel identifizieren, enthält aber nicht zwangsläufig das Datum dieser konkreten Packung. Übernimm das MHD daher nur aus einer verlässlichen Angabe und prüfe es am Produkt.

5 Ware drehen und Auffälligkeiten bearbeiten

Beim FIFO-Prinzip wird zuerst eingelagerte Ware zuerst entnommen. FEFO richtet die Reihenfolge nach dem früheren Ablaufdatum aus. Bei datierter Ware ist die tatsächliche Restlaufzeit besonders wichtig: Eine neue Lieferung kann früher ablaufen als die bereits vorhandene.

Stelle die zuerst zu bearbeitende Ware nach vorn, soweit Lagerung und Präsentation das zulassen. Lege für kurze Restlaufzeiten einen konkreten nächsten Schritt fest. Das kann eine frühere Nachkontrolle oder eine abgestimmte Preisreduzierung sein. Verbrauchsdatum überschritten, Schäden oder ungeklärte Sicherheit führen dagegen zur Sperrung bis zur passenden Entscheidung beziehungsweise zum Ausschluss vom Verkauf.

6 Ergebnis und nächsten Schritt dokumentieren

Eine brauchbare Aufzeichnung zeigt, wann und wo kontrolliert wurde, wer geprüft hat und welche Maßnahme folgt. Bei Auffälligkeiten müssen Artikel und gegebenenfalls Charge erkennbar sein. Notiere Mengen mit Einheit, damit aus „4“ nicht wahlweise vier Kartons oder vier Einzelstücke werden.

Eine Kontrollrunde ohne Befund kann einen Bereichsabschluss erhalten, wenn Umfang und Verfahren vorher definiert sind. Auffälligkeiten brauchen eigene Einträge. Bewahre offene Maßnahmen so auf, dass die folgende Schicht sie findet.

Kostenlose Checkliste für deine Kontrollrunde

Anpassbare Arbeitshilfe, kein amtlich freigegebenes Formular. Betrieb/Filiale: __________ Datum/Uhrzeit: __________ Kontrollperson: __________ Bereich: __________

Ergänzung für jeden auffälligen Artikel: Artikel/Charge __________; Datumsart und Datum __________; Menge/Einheit __________; Befund __________; Maßnahme __________; zuständig __________; Termin __________; Abschluss __________.

Beispiel für eine nachvollziehbare Entscheidung

Fiktives Beispiel: Am 12. Oktober stehen acht ungeöffnete Joghurtbecher mit MHD 15. Oktober im Kühlregal. Hinter ihnen stehen sechs Becher mit MHD 14. Oktober aus einer neueren Lieferung. Die Lagerung ist nach der betrieblichen Prüfung unauffällig. Das Team stellt die sechs früher ablaufenden Becher nach vorn und plant ihre nächste Kontrolle entsprechend der internen Restlaufzeitregel.

Der Eintrag lautet nicht „alles okay“, sondern etwa: „K1 geprüft; sechs Becher mit MHD 14.10. nach vorn gestellt; erneute Prüfung am festgelegten Kontrolltermin; zuständig Spätschichtleitung.“ Werden beschädigte Becher gefunden, erhalten sie einen eigenen Befund und werden nicht mit der unauffälligen Ware zusammen freigegeben.

Fehler die sich leicht vermeiden lassen

Nur die vorderste Packung zu lesen, lässt abweichende Chargen unentdeckt. Eine Sammelaufgabe ohne Bereichsgrenzen führt dazu, dass Lager und Zweitplatzierungen fehlen. Und die Notiz „MHD abgelaufen“ beantwortet noch nicht, ob Ware gesperrt, geprüft, reduziert oder entsorgt wurde.

Prüfe regelmäßig, ob eure Liste die Arbeit wirklich beschreibt. Wenn jede Woche derselbe Bereich fehlt, braucht es eine Änderung an Zuständigkeit, Zeitplanung oder Umfang. Zusätzliche Haken lösen dieses Problem nicht.

Häufige Fragen

Muss ich jeden Artikel täglich kontrollieren

Eine pauschale tägliche Vollkontrolle für jedes Sortiment lässt sich daraus nicht ableiten. Lege den erforderlichen Rhythmus anhand der Waren und Risiken fest. Sehr kurze Fristen dürfen bei der Planung nicht zwischen zwei Runden liegen.

Darf ich Ware am Tag des MHD noch verkaufen

Das Datum allein verbietet den Verkauf nicht. Zustand, richtige Lagerung und Sicherheit müssen weiterhin passen. Für Ware mit Verbrauchsdatum gelten andere Konsequenzen nach dessen Ablauf. EFSA: Verbrauchsdatum oder MindesthaltbarkeitsdatumVerbraucherzentrale NRW: MHD und Verbrauchsdatum

Was mache ich wenn das Datum nicht lesbar ist

Nimm die betroffene Ware zunächst aus dem normalen Verkauf und kläre die Kennzeichnung mit der verantwortlichen Person oder dem Lieferanten. Erfinde kein Datum anhand einer ähnlichen Packung.

Muss jede unauffällige Packung einzeln in die Liste

Die Dokumentation muss zum festgelegten Kontrollverfahren passen. Ein Bereichsnachweis kann die ausgeführte Runde beschreiben; auffällige Ware und Maßnahmen müssen ausreichend eindeutig zugeordnet sein. Kläre besondere Nachweisanforderungen in deinem betrieblichen Konzept.

Was passiert mit einer vergessenen Kontrolle

Hole die erforderliche Prüfung nach und dokumentiere die tatsächliche Zeit. Trage keinen erfundenen früheren Kontrollzeitpunkt ein. Prüfe außerdem, ob durch die Lücke Ware übersehen wurde.

MHD Kontrollen mit Ladenlotse organisieren

Mit Ladenlotse kannst du Produkte mit MHD erfassen und anstehende Kontrollen im Team bearbeiten. Die Android-Seite beschreibt auch die Artikelerfassung per Barcode und die anschließende Datumseingabe. Die tatsächliche Prüfung der Ware bleibt Aufgabe deines Teams. Mehr dazu auf der Produktseite „MHD-Kontrolle“. Ladenlotse: MHD-KontrolleLadenlotse: Android und Offline